פידבק חיובי

פידבק הוא חלק מהדי.אנ. איי המקצועי שלנו, הוא עוזר לנו להיות אנשי מקצוע  טובים יותר ולהיות בהתפתחות מתמדת.
ההרגשה של הבטן המתהפכת מוכרת לכולנו אבל תהליך Design review  טוב ומובנה עוזר לנו לדייק את העבודה שלנו ולהפוך את המוצר לטוב יותר.
כולנו היינו חלק מתהליך פידבק אם בצד שנותן פידבק או בצד שמציד ומבקש פידבק.
לרוב תהליך כזה מתבצע בפורמט של שולחן עגול בו אחד מחברי הצוות מציג את האפיון/עיצוב וחברי הצוות מגיבים בהתאם. לפורמט הזה מספר אתגרים:

·        ישנם מקרים בהם הפידבק ניתן תוך כדי הפרזנטציה והוא לא תמיד רלוונטי מאחר וחלק מהשאלות נענות בסוף הפרזנטציה

·        קושי באיסוף הפידבק מאחר והפורמט מאפשר דיון חופשי

·        חברי צוות דומיננטיים יותר עשויים להרתיע חברי צוות אחרים מלהביע את דעתם למרות שבדר”כ חברי הצוות הם בעלי ידע שווה בנושא.

תהליך Design review
מטרות ה- Design review

·        לאפשר להיחשף לעיצוב או לרעיון לפני שמתחילים את הדיון

·        יצירת מרחב בטוח לתקשורת ופידבק לכל המשתתפים

·        איסוף פידבק מכל המשתתפים

·        חשיפה של דפוסי חשיבה דומים וקונצנזוס

·        איתור השאלות הבסיסיות, האתגרים והנקודות שצוות התחבר אליהם

·        תמיכה בהשתתפות מרחוק.

מה צריך בשביל Design review

מיקום
מצאו חדר ישיבות נוח עם קיר רחב או לוח מחיק גדול, עדיף לבצע את הפגישות האלו פנים מול פנים אך ניתן לעשות את זה מרחוק ולהשתמש במוצרים דיגיטליים שיש להם whitebard.

משתתפים
בעולם מושלם נזמין את כל האנשים שיש להם השפעה על ברעיון או המוצר, מכיוון שזה לא תמיד אפשרי כדאי להזמין לפגישה את מקבלי ההחלטות העיקריים.

זמן
הזמן המינימלי לפגישה מהסוג הזה הוא שעה, שעה וחצי תיתן לנו טווח בטחון במידה והדיון גולש. ככל שיותר אנשים משתתפים בפגישה סביר להניח שהפגישה תארך. נסו לקיים את הפגישה עם 7 אנשים לכל היותר אם אתם מעוניינים לשמור על מסגרת של פגישה שאורכת שעה.
אם הפגישה היא של 15-20 אנשים קחו בחשבון שתצטרכו לאסוף מחלקם את הפידבק באופן אינדיבידואלי מאחר ויתכן שלא תספיקו הכל בפגישה.

ציוד
פוסט-איט ועט. אם בחדר אין לוח מחיק גדול ניתן לפרוס גיליון נייר גדול על הקיר.

מטריצת הפידבק
כמה דקות לפני הפגישה שרטטו את מטריצת הפידבק, לכל רעיון או עיצוב יש מטריצה משלו.
המטריצה מחולקת לארבעה חלקים:
דברים שאנחנו אוהבים- מה אהבנו בעיצוב/רעיון
אתגרים- האם יש משהו ברעיון שאינו מעשי?
רעיונות- האם יש לך רעיונות להפוך את העיצוב לטוב יותר? שינויים אפשריים?
שאלות- האם יש לך שאלות לגביי העיצוב?

המטריצה מאפשרת לחלק את הפידבק לקטגוריות מוגדרות מראש, דבר שמאפשר למשתתפים לתת סוגים שונים של פידבק ולהישאר במסגרת מסודרת.

איך מתבצעת הפגישה

1.     כל משתתף מקבל ערימת פוסט-איט

2.     המציג יתחיל בסקירה קצרה של הרעיון וכל משתתף יכתוב לעצמו את הפידבק על הפוסט איט בהתאם למטריצה.

3.     לאחר הסקירה המשתתפים ממקמים את מה שכתבו במטריצה

4.     המציג מזמין כל אחד מהמשתתפים להציג את הפידבק שלו בקצרה (לא יותר מ1-2 דקות) המציג מאגד פידבקים דומים והתהליך מאוד מהיר.

לאחר ביצוע השלבים האלה, המשתתפים בסדנא צריכים להגיע לשלב הבא שהוא יכול להיות פגישת המשך על נושאים שעלו, במקרה הזה יש לפרוש את  הפידבק בדו”ח אקסל מסודר.

דוגמא לאג’נדה לפגישות Design review.
 דרך טובה להימנע מהפרעות בזמן הפרזנטציה היא לעדכן את חברי הצוות באג’נדה של הפגישה לפני שהיא מתקיימת.

סקירה- 5 דקות
הסבירו בקצרה את האג’נדה של הפגישה וענו על שאלות במידת הצורך

רקע כללי- 10 דקות
הציגו את הנתונים שתומכים בעיצוב או ברעיון, דברו על המשתמשים, הערך של הרעיון למשתמשים, ערכי המוצר ומדדי הצלחה

התחלת הפידבק- 15 דקות
המשתתפים רושמים לעצמם את הפידבק על פוסט איט

הבהרת הפידבק ואיגודו- 30 דקות
המשתתפים מבהירים את הפידבק שלהם והמציג מאגד את הפוסט איט לקטגוריות

תיעדוף והצעד הבא-30 דקות
המציג ומקבלי ההחלטות מחליטים על הצעדים הבאים

רטרו-15 דקות (אופציונאלי)
בפגישות הראשונות אפשר לבצע את הרטרו כדי לדייק את התהליך.
ציירו שלושה סיימלים:
שמח- למה הלך טוב בפגישה
נייטרלי- לדברים שהמשתתפים לא היו בטוחים לגביהם בתהליך
עצוב- לדברים שניתן היה לשפר בתהליך.